For alle ansatte i NTNU Technology Transfer as

Denne Personalhåndboken inneholder praktiske opplysninger og generell informasjon om det daglige liv i TTO. Målgruppen er selskapets ansatte.
TTO skal oppleves som en trivelig, meningsfylt og spennende arbeidsplass, der hver enkelt blir utfordret og får utvikle sine talenter på en konstruktiv måte.
Formelt er TTO et statsaksjeselskap, og vår virksomhet er forankret i konkrete vedtak både i Stortinget og i NTNUs styre. Forventningene til TTO er store, både fra NTNU/Helse Midt-Norge og fra samfunnet omkring oss. All vår gjøren og laden må derfor følge strenge normer for etikk, integritet og habilitet, utover det som følger av lover og forskrifter. Dvs at vi skal holde oss på god avstand fra alle «gråsoner», og det må aldri en gang kunne stilles legitime spørsmål ved kvalitet, integritet og habilitet i vår saksbehandling og våre beslutninger. Dette stiller store krav til vår individuelle kunnskap, vår kollektive kompetanse og vår evne til å samhandle og å utnytte den erfaring vi til sammen besitter.
Samtidig skal vi være handlekraftige, konstruktive, modige og resultatorienterte. Det vil uvergelig bety at vi noen ganger tar beslutninger og aksjoner som i ettertid vil vise seg å være sub-optimale. Det er helt OK, enten årsaken er at vi hadde ufullstendig informasjon på beslutningstidspunktet, at teknologien utviklet seg annerledes, at markedet endret seg eller at andre antakelser om fremtiden viste seg å ikke slå til. Men vi skal alltid sørge for at våre beslutninger, og det grunnlaget de ble tatt på den gang, er greit dokumentert.

Vår virksomhet er helt avhengig av at vi evner å ta vare på erfaringer fra gjennomførte prosjekt, og TTO skal definitivt være en lærende organisasjon. Etter som TTO lever av å produsere resultater i techtransfer prosjekt, har vi valgt å organisere vårt indre liv omkring disse prosjektene og å la prosjektledernes behov sette premissene for de nødvendige, administrative styringssystemene. Alle vi som jobber i TTO er forskjellige, og det er nettopp ulikhetene som gir oss den bredden vi trenger i prosjektene. Da må vi tørre og både utfordre og ta vare på hverandre!

Revidert: 28.04.2022
Gradering: INTERN
Eier: Kontorleder

Innhold

A

Adkomst og nøkkelkort
Adresser
Aksjeloven
Anbud
Ansatte
Antrekk
Arbeidstid
Arkiv og arkivering
Avspasering av plusstimer

B

Bank
Backup
Branninnstruks
Bredbånd

D

Databriller
Dokumentgradering

E

Eier
El-Bil
E-post/email
E-post alias
E-post adresser – ansatte
E-post adresser –
E-post signatur

F

Fagbibliotek
Faktura
Fakturaadresse
Ferie
Feriepenger
Filtjener felles
Filtjener personlig
Formål
Forskningsrådet
Fotoapparat
Fremferd

G

General meeting (GM)
Generalforsamling
Grafisk profil

H

Hjemmekontor

I

Intranett NTNU
Investeringsmøte (IM)
IT policy
IT utstyr
IT drift
IT support

K

Konfidensialitet og hemmelighold.
Konsulenter
Kopimaskin og scanner
Kredittkort

L

Lojalitet og interessekonflikter
Lunsjgjester
Lønnsjustering
Lønnspolicy
Lønnsutbetaling

M

Maler
Medarbeidersamtaler
Møterom

N

NTNU
NTNU avtaler
NTNU Discovery
Nøkler

O

Organisasjonsnummer
Organisasjonskart
Organisering

P

Parkering
PC og dataoppkobling
Pensjon- og Forsikring
Permisjon/fravær
Personalpolicy
Post
Printer
Profilering og ekstern kommunikasjon
Programvare
Prosjekt
Prosjektregnskap
Purring

R

Regnskapsfører
Reiser og konferanser
Reiseforsikring
Reiseregulativ
Reiseregning
Reise – timeføring
Rekvisita
Roller i TTO

S

Server
Styret
SuperOffice
SuperOffice bruker
Sykdom og syke barn

T

Telefax
Telefon TTO
Telefon ansatte
Telefonkatalog
Timeregistrering i SuperOffice.
TTO

U

Universitetsavisa
Utlegg

V

Varsling
Veiviser for prosjektledere
Visittkort
Visma
VPS konto

A

Adkomst og nøkkelkort
Et personlig adgangskort er nødvendig for å få adgang til lokalene. Før kl. 08.00 og etter kl. 16.00 må personlig kode benyttes. Kun fast ansatte får tildelt adgangskort. Er du sistemann som går for dagen må du lukke den innerste døren til kontorlandskapet.

Adresse

Standard postadresse til TTO er: Ved dør-til-dør leveranser og pakkemottak:
NTNU Technology Transfer AS NTNU Technology Transfer AS
Dybdahls veg 1, 7051 Trondheim Dybdahlsgården
Dybdahls veg 1, 7051 Trondheim

Aksjeloven
TTO er eid av NTNU og Helse-Midt-Norge (HMN) i felleskap og skal derfor følge både de generelle bestemmelsene i aksjeloven og de særskilte forordningene som gjelder for statsaksjeselskap – se «Aksjeloven» på http://www.lovdata.no

Anbud
TTO er underlagt statsstøtteregelverket og kjøp av varer og tjenester over NOK 100.000 må anbudsutsettelse. Kontakt selskapets jurist for innkjøpsveiledning eller CFO for andre spørsmål.
Ansatte

Stein Eggan Adm.dir.
Lasse Olsen CFO
Åshild Sørbø Kontorleder
Steinar Kvam Markedsansvarlig
Trond Gifstad Kvalitetsansvarlig / IT-ansvarlig
Eivind Andersen Prosjektansvarlig
Camilla J. Larsen Idéansvarlig
Anders Aune Industrirelasjoner og forretningsutvikling
Knut Jørgen Egelie IPR ansvarlig
Sumit Luthra IPR rådgiver
Hans Chr. Blom IPR rådgiver
Ragnhild K. Ølstad Jurist
Kristin Jørstad Forretningsutvikler
Suzanne Øverlie Forretningsutvikler
Gaute Brede Forretningsutvikler
Susanne Jäschke Forretningsutvikler
Vetle Engesbak Forretningsutvikler
Yngve Sommervoll Forretningsutvikler
Andreas Norberg Forretningsutvikler
Hilde Kjeldstad Berg Forretningsutvikler
Oddbjørn Rødsted Forretningsutvikler
Kristian Rathe Forretningsutvikler
Lodve Berre Forretningsutvikler
Arved Anhalt Forretningsutvikler
Siril S. Bakke Forretningsutvikler

Antrekk
Formelt antrekk i møter med eksterne og generelt et ryddig antrekk. Jeans og skjorte er etablert som nedre grense til hverdags.

Arbeidstid
Normal arbeidstid er 40 timer pr. uke, inkludert ½ time lunsjpause daglig.
Den daglige arbeidstiden er fra 08.00 – 16.00. Selskapet praktiserer fleksitid med fast kontortid («kjernetid») fra 09.00-15.00.
Ved bruk av fleksitid plikter den ansatte selv å sørge for at den totale arbeidstiden utgjør minimum 40 timer pr uke.
Vi forventer at ansatte ”står på” når prosjektene krever det, og til gjengjeld er vi fleksible med hensyn til avspasering av plusstid – se Avspasering.

Arkiv og arkivering
Super Office er vårt arkivsystem. Gode rutiner for arkivering er både tids- og kostnadsbesparende. Det er mye informasjon som gjenbrukes. Det er derfor viktig at vi ansatte i TTO tar dette på alvor.
Legg inn dokumentasjon i ved å trykke på knapp øverst til venstre i web-versjon av Super Office merket «+New». Velg «Document» fra drop-down meny. Dokumentet kan deretter legges til gjennom drag-and-drop eller ved å søke opp fil på lokal PC.
Alle dokumenter av betydning som omhandler beslutninger, forpliktelser eller vesentlig historikk skal arkiveres digitalt på et prosjekt i styringssystemet (Super Office). Eksempel på slike dokumenter kan være DOFI, oppfinneravtaler, innkjøpsavtaler, lisensavtaler, styreprotokoller, årsregnskap, tilsagnsdokument, referat, e-poster etc.
Det er også mulig å arkivere e-poster via egen knapp (plug-in) i Outlook Vi foretrekker alltid at vi kommer direkte til relevant dokument i Super Office ved første klikk. Forsøk derfor å unngå for mye direktearkivering fra e-post.
Når du legger inn informasjon skal du gjøre det du kan for at det blir enkelt for andre å finne igjen informasjon. Bruk «tags» gjennom å velge riktig dokumenttype, korrekt prosjekt, skrive meningsfull «header», sett riktig «dato» for opprettelse av dokument, og legg inn evt. søkbar tilleggsinformasjon «kommentarfeltene».
TTO har et papirarkiv. Ved behov for arkivering av papiroriginaler, ta kontakt med Kontorleder.
Kun TTO-ansatte skal ha tilgang til våre arkiv.

Avspasering av plusstimer
Normal arbeidstid i TTO er 40 timer pr uke, inkludert ½ time lunsjpause daglig. Opptjent tid utover normal arbeidstid («plusstimer») kan avspaseres time for time. Dette må primært gjøres innenfor samme kalenderår som det er opptjent, og ingen kan avspasere mer enn 80 timer i løpet av en 30-dagers periode. Inntil 80 timer plusstid overføres automatisk til neste kalenderår ved årets slutt, og alle overskytende timer strykes (uten kompensasjon) ved årsskiftet.
All avspasering skal skje etter avtale med nærmeste overordnede og registreres i SuperOffice. Ved avspasering skal man være tilgjengelig på telefon om det skulle dukke opp prekære spørsmål i prosjekter. Kontorleder skal i tillegg ha beskjed for oppdatering av fraværsoversikten.
Avspasering føres på prosjekt «TTO – Avspasering» (prosjektnr: 2999 00018) med aktivitetstype satt til «Time-Off».

B

Bank
Kontonummer: 4202.40.35446
SpareBank 1 SMN
N-7467 TRONDHEIM
IBAN: NO8442024035446
BIC/SWIFT: SPTRNO22

Backup
Ansatte plikter selv å ta backup av arbeidsfiler på lokal PC. Vi anbefaler lagring i skyen gjennom Microsoft One Drive. Lagringskapasiteten er 1 TB. One Drive er en integrert del av Windows operativsystem (fra versjon 10) og gir deg løpende sikkerhetskopi og tilgang til filer fra alle mulige enheter.
Alternativet kan du benytte ditt private område (50GB) på filtjeneren. Du får tilgang til området gjennom «Windows File Explorer».
Velg «map network drive» og skriv inn filsti \home.ansatt.ntnu.no . Brukernavn er «win-ntnu-no/.
Passord er ditt standard NTNU-brukernavn.
ITEA har profesjonelle backup-rutiner og systemer for filtjenerne som TTO benytter – se også Filtjener.

Branninnstruks
Gjør deg kjent med følgende:
· Rømningsveiene
· Nærmeste brannmelder/telefon
Det er utnevnt to områdeansvarlige, dette er Åshild Sørbø og Eivind Andersen.
Ved en eventuell brann eller øvelse, vil de ha på identifikasjonsvester og er ansvarlig for at etasjen er tømt.

Dersom områdeansvarlig skulle være borte når alarmen går må noen andre ta ansvar. Ta på identifikasjonsvest som henger i garderoben og følg prosedyren under.
Prosedyre når alarmen går:
· Alle vinduer og dører inn til kontorene må lukkes.
· Påse at alle har forlatt etasjen.
· Alle skal gå ut og møte på andre siden av rundkjøringen (mot Sintef).
· Områdeansvarlig rapporterer til bygningsanvarlig (KLP) når alle er kommet ut.
KLP Driftstekniker er Frode Hultgren tlf. 922 03 170. I forhold til media er det ingen som har lov til å uttale seg.

Bredbånd
TTO dekker bredbånd hjemme for alle ansatte inntil kr. 600,- pr. mnd. Den enkelte forskutterer og får refundert utlegg fra TTO, se Utlegg. Du må betale vanlig inntektsskatt av denne fordelen.

D

Databrille
En databrille defineres som en brille med andre styrker og glassløsning enn den brillen man har, eller burde ha, til privat bruk. Det finnes 2 hovedtyper databriller: databrille med enstyrke-glassløsning og databrille med kontorprogressiv glassløsning.
Behov for databrille skal begrunnes av en optiker som også vurderer hva som er beste glassløsning i forhold til din arbeidssituasjon.
Ansatte må dokumentere at de har behov for en spesiell brille til bruk ved dataskjerm og får denne stilt til disposisjon av arbeidsgiver ved at den betraktes som et nødvendig arbeidsredskap.
TTO dekker dokumenterte utgifter til synsprøve + glass, montering og innfatning inntil kr. 2.500,- som tilsvarer prisen på en ordinær, rimelig brille.
Utgifter ut over dette, f.eks. til dyrere innfatning/glass må dekkes av den ansatte selv.

Dokumentgradering
Husk at alle prosjektene i TTO og all kommunikasjon (både skriftlig og muntlig) er i sin natur konfidensiell. Formelt bruker TTO følgende merking av dokumenter:
· INTERN: Dokumentet skal ikke sendes ut av huset eller distribueres utenfor TTO, men inneholder ikke fortrolig eller sensitiv informasjon.
· FORTROLIG/CONFIDENTIAL: Dokumentet inneholder sensitiv informasjon og distribueres kun ut fra «need-to-know» prinsippet utenfor TTO, og da kun til mottakere som er bundet av NDA.
Husk å merke de dokumentene du produserer i henhold til disse retningslinjene! Alle ansatte plikter å behandle både internproduserte og eksterne dokumenter iht hvordan de er merket.

E

Eiere
NTNU (85%) og Helse Midt-Norge (15%) er aksjeeiere i TTO. TTO arbeider i tråd med selskapets vedtekter fastsatt i Generalforsamling av aksjeeierne. Generalforsamling har etablert en valgkomite med en representant fra begge eierne som innstiller nye styremedlemmer.
NTNU og Helse Midt-Norge er IP-eiere. TTO er gitt fullmakt gjennom Samarbeidsavtaler til å forvalte og utvikle IP eid av NTNU og Helse Midt-Norge. I tillegg inngås det mellom partene årlige Tjenestekjøpsavtaler som fastsetter tjenestespekter og oppgjør for disse tjenestene.
Kopi av avtaler ligger på filserver under K:200_TTO-Økosystem og stakeholders210_TTO-NTNU og K:200_TTO-Økosystem og stakeholders211_TTO-HMN.

Om NTNU – http://tto.ntnu.no/om-oss/om-ntnu

Om Helse Midt-Norge – http://tto.ntnu.no/om-oss/om-helse-midt-norge

El-Bil
«Snella» er navnet på bilen vår. Bilen er til bruk for ansatte til tjenestekjøring og til/fra møter.
Alle som bruker bilen er ansvarlig for å holde den i orden.
· Booking: Bookes i SuperOffice på samme måte som møterom. Nøkkel hentes hos Kontorleder og legges tilbake på plass etter bruk (i skuffen).
· Parkering: Plass nr. 6 i parkeringskjelleren. Sett på lading etter bruk (aktiveres med adgangskortet).
Når du parkerer i byen eller på St.Olav, husk å betale parkeringsavgift, hvis ikke får du bot (som du blir ansvarlig for).
· Strømforbruk: Hvis det ikke er helt spesielle forhold, la varme + vifte stå på Auto, da bruker den minst strøm.
· Veihjelp: Hvis uhellet skulle være ute, fri for strøm eller punktering – ring Falk 02222 (egenandel forsikring) og bilen vil bli hentet og fraktet til verksted hos Bilsentrum.

E-post
Oppskrift for oppsett av e-post finner du på NTNU intranett som kalles «Innsida». Her finner du blant annet en veivisning for automatisk og manuelt oppsett av Microsoft. Framgangsmåten gjelder Windows.
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Installere+Outlook+-+for+ansatte

E-post alias
Kontorleder (evt.IT-ansvarlig) vedlikeholder alle aliaser. Internt i TTO brukes følgende mailløkker for distribusjon av informasjon:
· employees@tto.ntnu.no – til alle ansatte i TTO.
· ide@tto.ntnu.no – til idè-ansvarlig (alle nye ideer/dofi)
· lg@tto.ntnu.no – til idè, prosjekt, kvalitet og porteføljeansvarlig, CFO og Adm.dir.
· contact@tto.ntnu.no – kontaktmail til TTO, går til kontorleder som videresender til rette vedkommende internt.
· magenta@tto.ntnu.no – «NTNU-nyheter», meld deg på hos kontorleder (evt. IT-ansvarlig) hvis du vil være med her.
· kam@tto.ntnu.no – til alle KAM’ene + idè og prosjekt ansvarlig
· ip@tto.ntnu.no – til alle som jobber med IP og IPR i TTO

Vær obs på hva du sender til mottakere utenfor TTO – se Dokumenter.

E-postadresse – ansatte
Våre e-postadresser følger NTNU-standard, dvs .@ntnu.no. I tillegg vil også «@tto.ntnu.no» adressene fungere, men de skal normalt ikke brukes. E-postadressen din ved NTNU Technology Transfer AS skal kun brukes til jobbrelaterte formål. Den vil bli slettet den dagen du slutter i TTO, man bør derfor benytte en egen adresse for private formål.

E-post signatur
· Åpne Filutforsker > klikk View > huk av boksen Hidden items
· Naviger til server: K:600_TTO-Markedsføring�2_Profilering TTO generelt_MailsignaturFerdige signaturer 2019
· Finn mappen med navnet ditt. I mappen er det tre filer og en mappe. Kopier alt.
· Naviger til: C:UsersdittbrukernavnAppDataRoamingMicrosoftSignatures – og lim inn filene i denne mappen
· Åpne Outlook og klikk: File > Options > Mail > Signtures
· Signaturen du la på riktig plass i punkt 2 skal dukke opp i vinduet. Velg den fra listen og sjekk at all info er riktig.
· Velg den nye signaturen fra begge nedtrekksmeny til høyre for listen. (new messages + replies/forwards)
· Klikk OK og OK
· Done! Noen må kanskje starte Outlook på nytt for at den signaturen skal tre i kraft.

F

Fagbibliotek
I reolen i landskapet og på IP kontoret finnes en del faglitteratur. Kom med forslag til relevant faglitteratur og det blir bestilt og gjort tilgjengelig for alle. Innkjøpte bøker skal stemples med «NTNU Technology Transfer AS». Kontorleder har stempel. Husk å levere lånte bøker tilbake innen rimelig tid.

Faktura
· Utgående faktura (Vi sender faktura til kunde): Det påligger prosjektleder et særlig ansvar å kontakte Kontorleder for å iverksette faktureringsprosess i forbindelse med inngåelse av avtaler. Kontorleder vil etterspørre fakturagrunnlag (avtale, timeliste, el.). Det kan ved avtaleinngåelse være klokt å innhente kundeopplysninger som formelt selskapsnavn, organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson, e-post, telefonnummer og evt PO-nummer («Purchase Order Number»). PO nummer er ofte et krav fra store organisasjoner og sikrer et raskt oppgjør. Det må også avtales oppgjørsvaluta for utenlandske kunder. Vi foretrekker, men det er ikke begrenset til, oppgjør i NOK. Om ikke annet er avtalt, benytter TTO 21 dager som standard kreditt tid. Alle utgående fakturaer skal være tilknyttet et TTO-prosjektnummer.
· Inngående faktura (Vi mottar faktura fra leverandør): Vi kan motta inngående faktura direkte i Visma dokumentsenter fra leverandører som bruker EHF eller via e-post. TTO benytter web-programmet Visma Approval for attestering og anvisning. Du får tilgang til Visma Approval fra Kontorleder eller CFO. Prosjektleder skal attester at de har mottatt tjeneste eller vare fra leverandør i tråd med avtalt kvalitet, tid og kostnad i Visma Approval. Hvis faktura avvises må Kontorleder eller CFO kontaktes for å avtale videre behandling. Daglig leder har tegningsfullmakt og vil som hovedregel anvise faktura. For IP-kostnader er det etablert egne rutiner for anvisning og attestering.

Fakturaadresse
Vår fakturaadresse er
· EHF-faktura: 986251782
TTO kan også motta inngående faktura på e-post.
· E-post: 986251782@autoinvoice.no
TTO kan motta inngående faktura både via e-post og EHF. Faktura på e-post må være i pdf-format. EHF står for Elektronisk HandelsFormat, og er en norsk utgave av EU-formatet «PEPPOL BIS». Formatet sikrer en effektiv, digital håndtering av faktura og oppgjør og er svært vanlig. Vi foretrekker derfor EHF-faktura da dette er rimeligst og mest effektivt. Hvis andre format er aktuelt – kontakt CFO.

Ferie
Alle ansatte oppfordres til å ta ut minst tre uker sammenhengende sommerferie i perioden fra slutten av juni til begynnelsen av august. Det må tas rimelig hensyn til prosjektenes behov når ferie planlegges, og den ansatte skal melde fra til nærmeste overordnede for godkjenning.
Ved uttak av ferie skal Kontorleder skal ha beskjed for oppdatering av selskapets ferieoversikt.
I tillegg til lovfestet 21 feriedager (jfr. ferieloven § 5 nr. 1) gis ansatte rett til 4 fridager (“TTO-dager”) hvert kalenderår i avtalefestet ferie. TTO-dager avvikles felles i forbindelse med jul. Dersom det i fremtiden skulle bli besluttet å innføre den avtalefestede ferien som en alminnelig ordning (jfr. ferieloven § 15) så vil denne komme i stedet for TTO-dager.
Følgende helge- og høytidsdager er fridager og regnes ikke som feriedager: 1.nyttårsdag, skjærtorsdag, langfredag, påskeaften, 1. og 2. påskedag, 1. mai, 17. mai, Kr.Himmelfartsdag, 1. og 2. pinsedag og 1. og 2. juledag.
Arbeidstaker som tiltrer stilling senest 30. september i ferieåret har rett til full ferie.
Arbeidstaker som tiltrer 1. oktober eller senere har rett til 5 feriedager i samme år.
Hver enkelt ansatt har, etter søknad, anledning til å overføre inntil 10 feriedager fra ett kalenderår til neste. Eventuell ikke-avviklet ferie utover dette vil bli strøket (uten kompenasjon) ved årets slutt.
Ferie føres i SuperOffice på prosjekt «TTO – Ferie» (prosjektnummer 299900021 med aktivitet «Vacation»).

Feriepenger
I prinsippet har alle arbeidstakere i Norge rett til ferie uten lønn, men til gjengjeld er arbeidsgiver pliktig til å sette av feriepenger til hver enkelt ansatt (som skal utbetales istedenfor lønn når ferie tas). Opptjeningsåret for feriepenger er forutgående kalenderår, og feriepenger beregnes med 10,2 % av brutto lønn (gjelder ikke bonuser, refusjon av utgifter til reiser o.l.). Opptjente ferie­penger for foregående år utbetales i juni måned til alle ansatte, uavhengig av når den enkelte faktisk avvikler sin ferie:
· Følgelig vil ansatte som har opptjent full ferie ikke motta lønn (men kun feriepenger) i juni måned.
· Ansatte som ikke har opptjent noe ferie (dvs som ble ansatt etter 1.januar) og ikke ønsker å avvikle ferie får utbetalt lønn som normalt i juni.
· Ansatte med redusert opptjening velger selv om de vil ta ut full ferie eller ikke.
· Ansatte som ønsker å avvikle mer ferie enn opptjent trekkes forholdsmessig i lønn for disse dagene når feriedager tas ut. Dette avtales med nærmeste overordnede. Kontorleder skal ha beskjed for oppdatering av ferieoverikt og lønn.
Alle opptjente feriepenger utbetales automatisk som en del av sluttvederlaget når en slutter i TTO. Det er ikke anledning til å få utbetalt opptjente feriedager som lønn.

Filtjener felles (K:)
Alle arbeidsstasjoner må tilkobles filtjeneren med egen nettverksdisk med følgende sti: K:. Alle TTOs IT-systemer er avhengig av at dette er gjort riktig for at de skal fungere. Alle arbeidsstasjoner skal settes opp av IT-ansvarlig for å sikre likt oppsett. Tilkobling gjøres i Windows File Explorer.
Velg Tools og Map Networkdrive fra rullgardinmeny. Følg wizard.
Sett Stasjonsnavn («Drive») til «K:» og nettverksbane («Folder») til \felles.ansatt.ntnu.noymsetto

Brukernavn: win.ntnu.no
· Passord:
Har du Windows 11 eller nyere finner du «MapNetworkDrive» ved å høyereklikke på «This PC» og velg «Show more options».
Det er ikke adgang til å endre på mappestruktur på filtjeneren uten samtykke fra IT-ansvarlig – se Arkiv Elektronisk.
Filtjener personlig (M:)
Din personlige serverplass er \home.ansatt.ntnu.noditt brukernavn
Denne sette til drive: M:
Brukernavn: win.ntnu.noditt brukernavn og ditt vanlige passord. Se også Backup.

Formål
TTOs formål er å sikre, foredle, forvalte, markedsføre og selge bruks- og eiendomsrett til idéer og oppfinnelser utviklet ved NTNU og HMN, samt virksomhet som er beslektet med dette. Kontakt daglig leder for kopi av vedtekter.

Forskningsrådet
Norges forskningsråd («Forskningsrådet») er en viktig samarbeidspartner og finansieringskilde for TTOs virksomhet – se http://www.forskningsradet.no/
Sett deg inn i Forskningsrådets nettside. Der vil du finne alle utlysninger knyttet til prosjektfinansiering, rapporteringsveiledning, vilkår mm. I tillegg vil du finne tilgang til «Mitt nettsted». All formell rapportering til Forskningsrådet skjer via «Mitt nettsted».
Merk spesielt følgende generelle føringer i forbindelse med prosjektfinansiering av Forskningsrådet.
· Daglig Leder skal alltid settes opp som administrativt ansvarlig.
· 1. desember er som oftest sist frist for å melde inn prosjektendringer (prognose).
· 20. januar i påfølgende regnskapsår er normalt siste frist for økonomirapportering av verifiseringsprosjekt.
· All økonomirapportering skal godkjennes av CFO før innsendelse. Planlegg derfor tidsmessig for dette.
I tillegg vil hvert prosjekt med tilsagn få en egen saksbehandler i Forskningsrådet. Det er viktig at vi er tidlig ute i forhold til varsel om endringer i prosjektet. Kontakt CFO ved behov for bistand eller spørsmål knyttet til tilsagn, framdrift eller annen støtte til kommunikasjon med Forskningsrådets saksbehandlere.

Fotoapparat
TTO har et digitalt speilreflekskamera som ansatte kan benytte i jobbsammenheng og på interne arrangementer. Ved bruk av kamera på sosiale arrangement skal fotograf vise hensyn. Husk å slette bildene i kameraet etter at de er lagret. Kameraet oppbevares i skapet hos Steinar.

Fremferd
Som ansatt eller tilknyttet TTO representerer du NTNU Technology Transfer AS, NTNU som universitet, dine kollegaer og våre prosjekter. Et par grunnleggende regler for fremferd:
· Oppfør deg alltid profesjonelt, høflig og respektfullt.
· Diskuter aldri enkeltpersoner eller organisasjoner i offentlighet.
· Vit hvem som hører på når du diskuterer eller omtaler prosjekt.
· Om du er misfornøyd med en kollega eller TTO, ta det opp med personalansvarlig, ikke med utenforstående – vi er ett.
TTO er avhengig av tillit hos alle vi omgås, og dette bygges bl.a. ved upåklagelig fremferd.

G

General Meeting (GM)
Felles møte for alle ansatte foregår annen hver mandag kl 09.00 – 10.00. Formålet er gjensidig informasjonsutveksling og prosjektpresentasjoner/gjennomgang.

Generalforsamling (GF)
Generalforsamlingen i TTO utgjøres av NTNUs rektor. Kopi av alle protokoller ligger på K:300_TTO-Selskap og styringsdokument.
Grafisk Profil
Se: http://tto.ntnu.no/om-oss/grafisk-profil

H

Hjemmekontor
Innimellom har noen behov for å bruke hjemmekontor. Selv om vår primære arbeidsform er å være tilstede i våre kontorlokaler, åpner vi for bruk av hjemmekontor ved konkrete behov. Skal du benytte hjemmekontor må dette avtales med nærmeste overordnede og registreres i Super Office.

I

Intranett NTNU
Alle ansatte i TTO har automatisk en bruker på NTNUs datasystem, og dermed tilgang til intranettet for NTNU ansatte. Intranett til NTNU kalles «Innsida» og du finner mye nyttig informasjon her. Du logger deg inn på https://innsida.ntnu.no med din bruker og passord. På intranettet finnes NTNU-interne annonseringer, nyheter, policies, skjema og lignende.

Investeringsmøte (IM)
Alle prosjekter som skal videreføres mot en kommersialisering i TTO skal gjennom et investeringsmøte (IM) der prosjektet presenteres og vurderes etter etablerte investeringskriterier. Hensikten er å godkjenne budsjett, samt trekke på TTOs kollektive erfaring og nettverk. Før patentsøknader innleveres skal det avholdes et IM.

Investeringsmøtene arrangeres løpende ved behov. Merk at i rimelig tid før selskapsoppstart skal det også arrangeres IM med samme formål som over. Det er utarbeidet standard presentasjoner som utgangspunkt for IM. Du finner dem her: K:101_TTO-Toolbox (Intern)�1_ProsjektInvesteringsmøte (IM)

IT-policy
TTO følger NTNUs IT-reglement (se http://www.ntnu.no/adm/it/dokumenter/brukerstotte/ITreglement.pdf), og alle ansatte plikter å rette seg etter denne. Ut fra TTOs rolle er det spesielt viktig for oss å «holde orden i eget hus» hva angår IP, og det er eksplisitt forbudt å installere programvare eller data der TTO (eller den enkelte bruker) ikke har nødvendige rettigheter. Det skal heller ikke under noen omstendigheter installeres fildelingsprogram eller tilsvarende som gir tilgang på programvare og data som er opphavsbeskyttet. Sjekk med IT-ansvarlig dersom du er i tvil.

IT-utstyr
TTO benytter bærbar PC som standard, og TTO betaler alle kostnader til én standard PC for hver ansatt. All hardware og software kjøpes inn og administreres av IT-ansvarlig. Alle arbeidsstasjoner er TTOs eiendom og skal settes opp i henhold til IT-ansvarligs instrukser. Ved arbeidsforholdet slutt, skal all hardware leveres tilbake til IT-ansvarlig. Defekt, utrangert eller «utslitt» utstyr leveres også til IT-ansvarlig, som bestemmer hva som evt. skal sendes til reparasjon.

IT-drift
TTO kjøper alle IT driftstjenester fra ITEA ved NTNU, inkl drifting av felles filtjener, backup, SuperOffice, Epost, etc. Som en del av «NTNU konsern» har vi tilgang til «konsernavtaler» for programvare – se Programvare.

IT-support
Hjelp og veiledning er i stor grad dekket via NTNU sin Infoweb for IT (se http://infoweb.ntnu.no). Utover dette kan intern IT-ansvarlig bidra i brukerspørsmål, eller du kan kontakte Orakeltjenesten på NTNU, tlf: (735) 91500 eller mail: orakel@ntnu.no. Ved mistanke om nedetid eller ustabilitet på NTNUs tjenere sjekker man driftsstatus på https://varsel.it.ntnu.no/ før man tar kontakt med Orakeltjenesten eller IT-ansvarlig.

K

Konfidensialitet og hemmelighold
TTO tilstreber størst mulig åpenhet internt i organisasjonen – for å sikre best mulig erfaringsutveksling og læring på tvers av prosjektene. Dvs at all informasjon i både papirbaserte og elektroniske arkiv (unntatt personalarkivet) er tilgjenglige for alle ansatte i TTO. Alle TTO-ansatte har skrevet under på klare ”Non-Disclosure” bestemmelser, og de skal tas på alvor. Se også Dokumentgradering. Det ville være svært skadelig for både TTO og NTNU/HMN om sensitiv informasjon skulle komme uvedkommende ihende gjennom TTO. I tillegg skal vi ha høy bevissthet om risikoen for at TTO utsettes for systematiske forsøk utenfra (dvs industrispionasje) på å få tak i verdifulle forskningsresultat.

Konsulenter
På TTO har vi et kontinuerlig behov for å knytte til oss konsulenter i prosjektarbeid, både for å sikre tilstrekkelig bred kompetanse og for å gi oss tilstrekkelig nettverk/kontakter mot eksterne interessenter/partnere. Konsulenter har ikke direkte tilgang til våre lokaler og våre datasystemer, og de har heller ikke anledning til å profilere seg som en del av TTO.

Kopimaskin og scanner
Står i printerrommet til alminnelig benyttelse. Fungerer stort sett.

Kredittkort
TTO refunderer årsavgift inntil kr. 500,- for ett personlig kredittkort til ansatte. Begrunnelsen er at ansatte må legge ut for reiser og andre utgifter på vegne av TTO – se Reiseregning og Utlegg. Hver enkelt er selv ansvarlig for kredittkortet.

L

Lojalitet og interessekonflikter
Ansatte og innleide konsulenter i TTO kan ikke ha personlige interesser/engasjement i selskap som TTO har eierinteresser i. Dvs at ingen av oss personlig/privat kan ta imot noen form for lønn, kompensasjon, honorar, aksjer eller aksjeopsjoner eller lignende fra noe selskap som TTO eier aksjer i. Begrunnelsen for disse reglene er at vi må unngå at det noen gang skal kunne stilles spørsmål ved den enkeltes medarbeiders integritet, eller ved våre prioriteringer mellom ulike prosjekt/selskap i TTOs portefølje – se Veiviser for prosjektleder.

Lunsjgjester
Lerka Personalkantine i underetasjen.
HegstadBlakstad (NINA-kantina) www.hegstadblakstad.no – Bestill senest dagen før ved å sende en mail til: post@hegstadblakstad.no
Merk bestillingen med ditt navn. Sjekk med kontorleder om hun har anledning til å hente, hvis ikke spør om de kan bringe.
Andre leverandører:
Godt Brød – www.godtbrod.no
Kontrast Catering – www.kontrastcatering.no

Lønnsjustering
Les om TTO’s lønnspolicy her
Lønnspolicy
Les om TTO’s lønnspolicy her
Lønnsutbetaling
Lønn utbetales (senest) den 12. i hver måned. Lønnsslipp sendes på e-post, passord er de 5 siste sifrene i ditt kontonummer. Controller og Kontorleder kan svare på de fleste spørsmål vedrørende lønn.

M

Maler
Alle ansatte i TTO skal benytte samme maler for all utgående korrespondanse.
Maler ligger under: K:101_TTO-Toolbox (Intern) eller i SuperOffice
Se også Grafisk Profil: http://tto.ntnu.no/om-oss/grafisk-profil

Medarbeidersamtaler
Det skal gjennomføres minst én medarbeidersamtale per år mellom hver enkelt ansatt og personalansvarlig.
Møterom
Vi har seks møterom: Skape, Team, Prosjekt, Tanke, Idè og Gründer. Gründer er det største med plass til 20 rundt bordet. Disse er alle til fri benyttelse etter prinsippet om «først til mølla». Reservasjon av møterom gjøres i SuperOffice. Den som organiserer møtet er ansvarlig for at projector slåes av, møterommet ryddes og stoler settes på plass!

N

NTNU
Norge teknisk-naturvitenskaplige universitet
Norwegian University of Science and Technology

NTNU innkjøpsavtaler
Som en del av NTNU kan TTO ansatte benytte avtaler som NTNU har med ulike underleverandører på lik linje med øvrige NTNU-ansatte: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Rammeavtaler+for+innkj%C3%B8p

NTNU Discovery
NTNU Discovery skal stimulere til å øke antallet vellykkede kommersialiseringer fra NTNUog HMN gjennom å finansiere ideer og prosjekter som har potensial for å bli kommersielt levedyktige og på sikt kan bidra til økt verdiskaping, flere arbeidsplasser og investeringer til regionen – se www.ntnudiscovery.no og Veiviser for prosjektledere

Nøkler
Kontorleder har nøkler til lokalene, arkivskapene og postboksen. Ytterdøren(e) åpnes med personlige nøkkelkort – se Adkomst og nøkkelkort.

O

Organisasjonsnummer
Organisasjonsnummeret til TTO er 986 251 782 MVA. Organisasjonsnummeret har samme funksjon som personnummeret til enkeltpersoner, og er den måten myndighetene identifiserer TTO på. Se for eksempel http://w2.brreg.no/enhet/sok/detalj.jsp?orgnr=986251782

Organisasjonskart
Klikk her for å åpne pdf

P

Parkering
Det må betales parkeringsavgift på alle NTNUs områder.
Ansatte:
Registrer bilen din i NTNUs bilnummerbase https://innsida.ntnu.no/parkering.
1. Installer app APCOA Flow i App Store/ Google Play.
2. Opprett bruker og fyll deretter inn nødvendig informasjon.
3. Du vil motta SMS for verifiseringskode. Tast inn kode og bekreft.
4. Etter registrering i appen,må din parkeringsrett verifiseres. Dette må gjøres slik at du får en fordelsparkering. Følg trinnene under:
0. Gå innpå “fordelsparkering” i appen. Dersom du har registrert bruker fra før av,vil du se dine fordeler på skjermbildet. Dersom du ikke har fordelsparkering må du registrere det.
1. For å registrere fordelsparkering, klikk på “NTNU”.
2. Registrer deretter din NTNU avtale ved å fylle inn nødvendig informasjon. Du kan ikke bruke e-postalias for NTNU e-post. Det er derfor viktig at du registrerer deg med din NTNU e-postadresse eller den e-postadressen du har i NTNU’s bilregister.
3. Du vil motta en verifiseringslink på den oppgitte e-postadressen. Bekreft denne. Merk at din fordelsparkering ikke vil være aktiv før denne er bekreftet.
Les mer om parkering ved NTNU her: Parkering – Gløshaugen – NTNU
Når du parkerer, velg «NTNU ansatt/student» og betal med «TTO-kredittkort» (konf. Kontorleder). Pris pr. time kr. 5,-

Parkering i forbindelse med møter, kurs etc. bruker du ditt personlige kredittkort og skriver ref.utlegg slik at dette blir bokført på riktig prosjekt.
Gjester:
Se info under «Kontakt > Parkering» på vår hjemmeside.

PC og dataoppkobling
IT-ansvarlig gir deg brukernavn og passord for NTNUs (og dermed også TTOs) IT-system – se IT policy og IT drift. Bruker er selv ansvarlig for tilstrekkelig sikring mot at uvedkommende får adgang til fortrolig informasjon ved bl.a. å sørge for at det kreves passord ved Windows-pålogging for å starte opp din PC. IT-ansvarlig kan hjelpe med oppsett.

Pensjon- og Forsikring
Innskuddspensjon hos Storebrand gjeldende fra ansettelsesdato, se pensjonsavtale fra Storebrand.
– 
Innskudd: lønn 0 – 7,1 G: 7%
– Innskudd: lønn 7,1 – 12G: 25,1%
Tryg Forsikring, polise nr. 8029096 (fra 01.01.22)
Personportalen – dette er en erstatningskalkulator som beregner erstatning til den enkelte ansatte, ut i fra de forutsetninger som legges inn.
Her finnes også forsikringsbevis og forsikringsvilkår for alle forsikringer:
https://personportalen.inbrin.com/Personportal2.html?kundeNr=bccd1ac6-278c-4eec-a25c-28d842ba8a2a
Alle forsikringer gjelder fra ansettelsesdato.

*
 Gruppeliv, sykdom, yrkesskade og fritidsulykke
*Reiseforsikring – tjenestereiser og familie/fritid
*Behandlingsforsikring (avtale nr. 8076831)
Meld skade ved å gå inn på nettsiden tryg.no: https://www.tryg.no/meld-skade/personskader-og-behandling.html
Link til skademeldingsskjema (Behandlingsforsikring):

https://skade.tryg.no/index.html?&claimType=ULBEHAND&verify=true

Saker meldt inn via web-løsning vil bli prioritert.
Forhåndsgodkjenning: Behandlingsservice skal forhåndsgodkjenne all medisinsk utredning, behandling og andre utgifter som kreves dekket under forsikringen.
Utgifter som ikke er forhåndsgodkjente vil ikke bli erstattet.
Andre henvendelser: Hvis du allerede har meldt en sak og har spørsmål til denne, ta kontakt på e-post: behandling@tryg.no.
Husk at du alltid må oppgi skadenummer i emnefeltet, noe saksbehandlingstid må påregnes.
TTO bruker Forsikringsmegler Søderberg & Partners AS som rådgiver og har en intern styringsgruppe for pensjons- og forsikringsavtalen som består
av Controller og Kontorleder.

Permisjon/fravær
Permisjon og fravær skal avtales med Personalansvarlig samt at Kontorleder skal informeres.

Fødsels- og omsorgspermisjon:
TTO følger de gjeldende lover og regler som foreligger (https://www.nav.no/no/Person/Familie/Venter+du+barn/foreldrepengeperioden–346379)
Foreldre kan velge å ta ut permisjon med full lønn i 49 uker eller 80 % lønn i 59 uker. TTO dekker mellomlegget mellom trygdeutbetaling (inntil 6G) og den enkeltes lønn.
Tre uker før fødselen og seks uker etter er forbeholdt mor, ti uker er forbeholdt far. De resterende ukene kan mor og far dele mellom seg som de selv ønsker. Far har også rett til to ukers permisjon med lønn i forbindelse med fødselen. Arbeidstaker må ha vært i arbeid i seks av de siste ti månedene for å ha rett på fødselspenger.
Føres i SuperOffice under General project work / TTO – Fødselspermisjon

Korte velferdspermisjoner
Det gis inntil en dags velferdspermisjon med lønn i følgende tilfeller:
· Ved dødsfall/begravelse av nær familie
· Ved alvorlig sykdom hos nærmeste pårørende
· Ved akutt sykdom i hjemmet dersom annen hjelp ikke kan skaffes og arbeidtakers tilstedeværelse er helt nødvendig
· Ved flytting til ny fast bolig. Slik permisjon gis kun en gang
· Ved avleggelse av eksamen i arbeidstiden. Det gis også en lesedag i forbindelse med eksamen (arbeidsrelatert)
· Ved inngåelse av ekteskap/partnerskap
· Ved tilvenning av egne barn første gang det begynner i barnehage og 1. klasse i grunnskolen
· Ved undersøkelse/behandling/kontroll hos lege, spesialist, tannlege, fysioterapeut, blodgivning el. (gjelder ansatte)
Føres i SuperOffice under General project work /TTO-Velferdspermisjon, skriv i tekstfeltet hva det gjelder.

Ammefri
Alle ansatte som ammer barn har rett på fri fra jobb fram til barnet fyller to år. Dersom du arbeider hel dag har du krav på inntil to timer pr. dag (inkl. reisetid), hvis du jobber mellom 2/3 og full dag kan du ta fri inntil en time pr. dag. Fra barnet er 9 måneder kreves det bekreftelse fra lege eller helsestasjon om at barnet fremdeles ammes. Ønsker du å benytte deg av denne retten til permisjon, skal nærmeste leder varsles så snart som mulig.
Føres i SuperOffice under General project work /TTO-Velferdspermisjon, skriv i tekstfeltet hva det gjelder.

Deltakelse i offentlige verv
Foreligger det plikt til å ivareta offentlige ombud/verv (f.eks. kommunale og statlige tillitsverv, innkalling som rettsvitne, domsmann/-kvinne etc) vil godtgjørelse fra det offentlige gå til fradrag ved lønnsutbetalingen. Godtgjørelsens størrelse må oppgis før lønn utbetales.
Innkalling til slike offentlige plikter, må forevises Personalansvarlig før permisjon gis.
Bakgrunn: Ansatte ved TTO har en selvstendig stilling og er ansvarlig for sine oppgaver. Det innebærer at det normalt ikke vil være snakk om å ansette en vikar for den som må ivareta et offentlig ombud. Selv om den generelle regelen er som beskrevet innledningsvis kan det dukke opp særskilte situasjoner som vil kreve en spesiell vurdering.
Føres i SuperOffice under General project work /TTO-Velferdspermisjon, skriv i tekstfeltet hva det gjelder.

Personalpolicy
Administrerende direktør er ansvarlig for alle ansettelsesavtaler og selskapets personalpolicy. Personalansvarlig, Kontor­leder og Controller kan informere ansatte generelt basert på de retningslinjene som er lagt.

Post
Kontorleder ordner med inn- og utgående post. Utgående post leveres Kontorleder.

Printer
Installere ny printer:
1. Åpne filbehandling. I adresselinja øverst skriver du: \print.win.ntnu.no og trykker enter. Ved eventuelt spørsmål om brukernavn og passord skriver du inn på feltet brukernavn: win-ntnu-nobrukernavn hvor brukernavn da altså er ditt eget brukernavn på NTNUs IT-systemer. Kryss av for «Remember my credentials FØR du trykker enter.
2. Scroll ned til du finner printeren gl-dg-1-231, høyreklikk på den og velg Connect
3. Åpne oversikten over printere (Start-menyen, Printers and devices). Høyreklikk på TTO-printeren du nettopp installerte og velg Set as default printer.For oppsett av boks på printeren følg oppskriften i personalhåndboka (og sjekk på printeren hvilket nummer din boks er)

Print til Boks
Du har fått oppretttet et nummer i printeren, for å aktivisere dette må du gå inn på:
Start – Printers and faxes – Høyreklikk på printer – Printing preference – Save in Userbox – User Settings (nr)
Alle dine utskrifter vil nå samles i din boks. Når du skal printe, trykk på BOKS og søk opp ditt navn.
Du kan i denne funksjonen endre innstillinger + etterbehandling. Utskriftene er satt opp til å bli slettet etter 60 min.

Profilering og ekstern kommunikasjon
TTO ønsker å fremstå enhetlig og profesjonell utad, og de beste ambassadører er våre egne ansatte. I kommunikasjon forventes en høflig og respektfull fremtreden i alle sammenhenger der TTOs ansatt er representert. I skriftlig kommunikasjon er TTO profilert som et selskap under NTNU og NTNUs logo er en del av TTO. Standardisert brevmal og presentasjonsmal ligger under K:101_TTO-Toolbox (Intern)�3_Admin (og interne maler).

Programvare
Følgende programvare skal være installert på alle maskiner i TTO før de tas i bruk:

Programvare Beskrivelse
Microsoft Office Inkluderer Word, Excel, Access, Outlook, Powerpoint
Cisco any connect VPN client for å koble til fra hjemmeområde
Windows OS Alle PC’er i TTO skal kjøres på Windows plattform
Adobe Acrobat For lesing av PDF dokument og konvertering til PDF dokument
SuperOffice Styringssystem
Cisco Amp Virusbeskyttelse

I tillegg har vi tilgang til en del programvare gjennom ”sitelisens” for ”NTNU-konsern” – se progdist.ntnu.noprogdist. Ved behov for spesiell programvare skal IT-ansvarlig kontaktes. All eventuell innkjøp av programvare for TTOs regning skal skje gjennom IT-ansvarlig.

Prosjekt
Prosjekt er en sentral dimensjon for å styre TTOs virksomhet. TTO er en prosjektbasert organisasjon. All tid og kostnader skal bokføres i prosjekt. Vi har flere prosjekttyper, men den viktigste er «Techtransfer prosjekt». Dette er vår kjernevirksomhet. Ved behov for underprosjekt i form av verifiseringsprosjekt i forbindelse med finansering fra for eksempel Forskningsrådet eller NTNU-discovery, kontakt CFO. Ved opprettelsen av nye AS skal det etableres et eget AS-prosjekt. Kontakt CFO.
Ikke fakturerbar tid føres i administrative prosjekt, eller interne aktiviteter som vi finansierer selv. Skriv «TTO%» i prosjektsøkevindu i Super Office for å se interne prosjekt. Det er også mulig å finne oversikt over prosjekt med «Find» funksjon i SO.

Prosjektregnskap
Ta kontakt med CFO for å få en innføring i eller bistand med prosjektregnskapet. Pr i dag er får våre ansatte tilgang til prosjektregnskapet gjennom excel.

Purring
TTO sender 1.purring rutinemessig hvis utgående faktura ikke betales innen fristen. TTO kan også sende saker til inkasso om oppgjør ikke finner sted etter 2. gangs purring. Kontakt CFO hvis det er forhold som tilsier at purring ikke skal utsendes.

R

Regnskapsfører
TTO benytter ekstern regnskapsfører som forestår lønnsutbetaling, bilagsføring, øvrige betalinger. Alle henvendelser til regnskapsfører skal gå igjennom CFO.

Reiser og konferanser
Alle reiser (både timer og kostnader) skal belastes prosjekt. Følgelig er det Prosjektleder som avgjør om og hvem som skal reise. Reiser som er begrunnet i personlige opplæringsbehov skal være forankret i den enkelte medarbeiders personlige utviklingsplan og godkjennes av Personalansvarlig.
Hver enkelt må selv bestille sine tjenestereiser og skal sørge for at dette gjøres til laveste mulig kostnad for TTO. Du kan opprette profil hos Berg-Hansen Reisebyrå, www.berg-hansen.no
For å bestille fly, hotell eller leiebil hos Berg-Hansen må du registrere en “TTO”-reiseprofil her:
https://www.berg-hansen.no/cgiip.wsc/xw-newprofile?LacNo=705752&SecKey=fiimfkacQtEkbknf
Alle reiser og andre utlegg skal betales med kredittkort og refunderes i etterkant – se Utlegg. Normalt skal utbyttet av reisen oppsummere i et kort notat/møtereferat/email, som arkiveres i SuperOffice på angjeldende prosjekt.

Reiseforsikring
TTO har reiseforsikring for alle ansatte gjennom Tryg Forsikring (polise nr. 8029096) som gjelder både tjenestereiser og ferie/fritid for hele familien
– se Pensjon og forsikring

Reiseregulativ
TTO følger statens reiseregulativ – se http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/Tema/andre/Statens_reiseregulativ.html?id=965

Reiseregning
– se Utlegg.

Reise – timeføring
Reisetid er den tid som medgår på reisen mellom arbeidssted/bosted og forretningssted, inkludert nødvendig ventetid underveis. Tid som tilbringes på hotell o.l. regnes ikke som reisetid.

Rekvisita
Finnes i skap på printerrommet. Bestilling av rekvisita gjøres av Kontorleder – gi beskjed eller send mail hvis det er noe som mangler.

Roller i TTO

Roller i TTO Ansvar og oppgave (kort)
Forretningsutvikler (FU/PL) FU har ansvar for ledelse, koordinering, gjennomføring og framdrift i prosjektets ulike faser og i tråd med selskapets prosesser med mål om å sikre alle leveranser. Arbeidet krever at FU trekker på hele bedriftens spesialistkompetanse. Det innebefatter særskilt koordinering og samarbeid med prosessansvarlige i tråd med selskapets ansvarsmatrise.
Idèansvarlig (IA) IA har ansvar for at ideer ideevalueringsprosessen og skal sikre at denne blir ivaretatt på en profesjonell måte. IA har i tillegg et koordineringsansvar for «Key Account Managers» (KAM) og skal gjennom dem være pådriver for å styrke kunnskapen om «technology transfer» prosesser, øke kjennskap til NTNU TTO (merkevarebygging) på fakultet, institutt, senter og blant ansatte og ledelse ved NTNU og HMN på en måte som bidrar positivt til antall ideer.
Camilla har denne rollen i dag.
Prosjektansvarlig (PA): PA har ansvar for prosjektutviklingsprosessen og skal prioritere ressurser, utvikle kompetanse, bidra med prosjektstøtte, ledelse og veiledning på en måte som bidrar til økt antall kommersialiseringer.
Eivind har denne rollen i dag.
Kvalitetsansvarlig (KA): KA har ansvar for lisensieringsprosessen og skal bidra til å styrke TTOs evne til å gjennomføre tech trans prosjekter på en mest mulig effektiv og profesjonell måte, se på kvalitetsarbeid som et kontinuerlig forbedringsarbeid og har ansvaret for å være å være en drivkraft i å videreutvikle våre tjenester og prosesser både internt og eksternt.
Trond har denne rollen i dag.
Selskapsansvarlig (SA): SA har ansvar for selskapsetableringsprosessen og er pådriver for at de eierandelene TTO forvalter gir meravkastning i form av kommersielle inntekter gjennom salg av aksjer.
Oddbjørn har denne rollen i dag.
Marketing og Industri Relasjoner (MI): MI har ansvar for strategisk markedsføring, kommunikasjon uttad og posisjonering av TTO og våre prosjekter, hovedsakelig ifht følgende målgrupper: Industri, Virkemiddelapparat, Politikere, Investorer, Partnere, Media og Andre ressurser.
Anders har denne rollen i dag.
Key Account Managers (KAM) KAM har ansvar for å organisere oppsøkende virksomhet mot sine respektive fakulteter og institutter for å stimulere til økt nyskaping, og dermed sørge for at TTO får tilstrekkelig tilfang av nye ideer som kan kommersialiseres.
I dag har følgende denne rollen:
Yngve (MH, HMN)
Anders (IE)
Andreas (NV)
Camilla (IV, HF, SU)
Kristin (ØK)
Kristian (Studenter)
IP Ansvarlig og IP Rådgiver IP ansvarlig (IP): har ansvaret for TTO sin IP portefølje på vegne av NTNU og HMN samt lede IP teamet som forvalter og utfører alle IP oppgaver.

IP rådgiver: Har ansvaret for egen protefølje knyttet til IPR forvaltning, beskyttelse og rådgivning herunder vurdere innmeldte ideer fra NTNU ansatte basert på møter med idéinnehaver samt skriftlig materialet slik som en standard NTNU Disclosure of Invention. Dette innebærer bl.a. å utføre nyhetsundersøkelser vedrørende patenterbarhet gjennom søk i diverse egnede databaser inneholdene både patentlitteratur og vitenskapelige artikler/litteratur.

En annen sentral arbeidsoppgave vil være å administrere selskapets IPR-portefølje gjennom selskapets IPR-database MyIP og sammen med IPR-enheten samt vedlikeholde selskapets IPR-portefølje.

I dag har følgende denne rollen:
Knut Jørgen
Sumit
Hans Christian

S

Server
Se Filtjener.

Styret
TTOs styre (http://tto.ntnu.no/om-oss/styret) består av både NTNU-ansatte og eksterne som møtes 5-6 ganger årlig. Alle styredokumenter ligger på K:300_TTO-Selskap og styringsdokument330_Styremøter og er i sin natur FORTROLIGE og INTERNE (men tilgjengelige for TTO-ansatte på felles filtjener).

SuperOffice
SuperOffice er prosjektleders viktigste verktøy som skal ivareta papertrail, timeregistrering, møtebooking og annen innsamling av prosjektdata på standardiserte parametere. Prinsipper og begrepsdefinisjoner i TTO vil sammen med de administra­tive rutinene gjenspeiles i programvareløsninger og systemer – se Veiviser for prosjektledere. Grunnleggende opplæring blir gitt. IT-ansvarlig holder kurs etter behov og kan svare på spørsmål.

SuperOffice bruker
IT-ansvarlig oppretter bruker med brukernavn og passord til SuperOffice. Pålogging; ”username”:= ; “password”:= . Hver enkelt er ansvarlig for å endre passordet for å ivareta konfidensialitet og sikre mot uautorisert tilgang til TTOs datasystem og arkiv.

Sykdom

Syke barn
Arbeidstaker med omsorg for barn under 12 år har rett til inntil 10 dagers permisjon (15 dager dersom vedkommende har omsorg for tre eller flere barn) per kalenderår for nødvendig tilsyn med barnet når det er sykt. Nødvendige legebesøk og henviste undersøkelser/behandlinger på sykehus føres som “Syke barn” (skriv i tekstfeltet hva det gjelder). Legeerklæring/sykemelding må leveres fra fjerde dag.
Følgende føres som Time off/Avspasering: Følge barn til tannlege, helsestasjon, innskrivning på skole samt foreldresamtale barnehage/skole.

Egen sykdom
Inntil 3 dager sammenhengende føres som egenmelding. Sykemelding leveres fra fjerde dag.
Føres i SuperOffice under General project work: TTO – Sykt barn/ TTO-Syk m/egenmelding / TTO – Syk m/sykemelding
Den ansatte sender mail, sms eller ringer til Personalansvarlig eller Kontorleder slik at øvrige ansatte vet hvor du er.

T

Telefon TTO
Telefonnummer til TTO er 482 24 870. Tas av Kontorleder eller nærmeste ledige medarbeider.
Dersom du skal ta en telefon foretrekkes det at du går inn på stillerommet, et tomt kontor eller møterom for å ta samtalen når det er praktisk mulig.

Telefon ansatte
TTO benytter «mobilt kontor» med bedriftsavtale hos Telenor. TTO dekker innkjøp av mobiltelefon og betaler for bruk av denne for alle ansatte. Dette innebærer følgende:
· TTO dekker alle telekostnader, både jobb og privat. Dette forutsetter at man har en ”normal” bruk privat, og er basert på tillit. Om man har pådratt seg en unormalt stor data/telefonregning, vil den ansatte bli trukket i lønn for dette.
· Last ned App for nummeropplysning
· Databruk ved utenlandsreiser – Når du får melding om at data er brukt opp, send SMS «Bestill data EU» eller «Bestill data utenfor EU» til 1999.
· Ved bruk av Tjenesten «Innholdstjenester og Varer og tjenester» vil beløp som overstiger kr. 150,- pr. kvartal bli trukket på lønn.
· TTO får en samleregning på telefonbruk, spesifisert på enkeltnummer hver måned.
· Du må betale vanlig inntektsskatt av denne fordelen, dette tilsvarer kr. 333,-/mnd.
· Den dagen du slutter i TTO vil du bli utmeldt av TTOs firmaavtale. Du står da fritt til å ta ”ditt” mobilnummer med deg, men må tegne nye kundeavtale med Telenor eller en annen teleleverandør. Telefonen leveres IT-ansvarlig.
Innmelding, utmelding og endring i Bedriftavtalen koordineres internt av Kontorleder eller Controller.

Telefonkatalog
Telefonkatalogen for alle ansatte på NTNU ligger på http://www.ntnu.no/ansatte

Timeregistrering i SuperOffice
Før din arbeidstid i tråd med inngåtte avtaler, i tråd med plan og prognoser. Timer inngår som viktig dokumentasjon i forbindelse med fakturering.
Alle ansatte er pålagt å føre timeregnskap for all arbeidstid. Dette skal gjøres i SuperOffice, der all tidsforbruk relateres til et konkret prosjekt. Formålet er å sikre at de ressursene TTO rår over allokeres mest mulig optimalt på de ulike prosjektene. Det anbefales at hvert enkelt registrerer sine timer daglig, og at alle data kvalitetssikres ved ukeslutt. Siste frist for føring er 3. virkedag i påfølgende måneden etter periodeslutt. Sjekk alltid følgende før periodeslutt:
· At du har ført alle timer alle dager som skal føres
· At alle timer ført er knyttet til et prosjekt, og at du har ført timene på riktig prosjekt
· At du har trykket ”completed” etter at du har ført timer
· At det ikke er noen dobbeltføringer
· At du ikke har trukket timeføringen over flere døgn (f.eks. ved reise) – arbeidstid må registreres per dag.
· Ved føring av avspasering og feriedager setter du aktivitetskode hhv ”time off” og ”vacation”.
Tid som registreres i systemet som overstiger normal arbeidstid defineres som plusstid og kan avspaseres – se Avspasering.
Ved spørsmål, snakk med Kontorleder.
Minussaldo kan maksimalt være 40 timer, overskridelse av maksimal minussaldo må avtales med personalansvarlig.

Sjekk av timesaldo gjøres i SuperOffice (FlexTime).

TTO
«TTO» står for «Technology Transfer Office», og passer derfor ikke helt med «NTNU Technology Transfer AS». På den annen side er «TTO» et velkjent akronym for den typen virksomhet som vi driver, spesielt i USA. Det har noen klare ulemper å bruke en generisk betegnelse som vårt egennavn/alias, men det er status. I alle offisielle sammenhenger bruker vi hele selskapsnavnet.
NTNU Technology Transfer AS ble stiftet den 22.oktober 2003 for å være NTNUs primære redskap for å skape ny næringsvirksomhet med utgangspunkt i egen forskning. I 2012 ble Helse Midt-Norge deleier i TTO.
TTO skal være en pådriver for økt forskningsbasert nyskaping ved NTNU og Helse Midt-Norge, og skal tilby ansatte og studenter veiledning, rådgiving og andre profesjonelle tjenester.

U

Universitetsavisa
Universitetsavisa er NTNUs ”husorgan”, og en viktig kommunikasjonskanal mellom TTO og forskerne – se http://www.universitetsavisa.no

Utlegg
Utlegg og Reiseregning på vegne av TTO gjøres i Visma Expence. Kontakt kontorleder for brukerveiledning.
Reiseregningen skal minst inneholde følgende generelle opplysninger:
– Dato for avreise og hjemkomst
– Formålet med reisen
– TTO Prosjektnummer
Reiseutgifter med fly må legitimeres ved flybillettstamme (boardingkort/- seteangivelseskvittering). For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved en reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser, arbeidstakers navn og adresse, tid og sted for avreise og ankomst, samt pris.
Måltidsfradrag: Når enkeltmåltider er dekket av arbeidsgiver/oppdragsgiver eller arrangør/vertskap, skal det foretas måltidstrekk i kostgodtgjørelsen.
Ved kostnader til transport, som f.eks taxi skal det på kvittering påføres utgangspunkt og destinasjon i tilfeller hvor det ikke framkommer direkte av kvitteringen.
Kilometergodtgjørelse: Reiserute med angivelse av utgangs- og endepunkt, totalt kjørt distanse og samt navn på passasjer, der det kreves passasjertillegg.
Ved utlegg til bevertning av kunder, eller øvrige ansatte skal navn på deltagere og formål påføres bilaget (gjelder både reiseregning, kontantutlegg og inngående faktura).
Det utbetales ikke kompensasjonstillegg v/utenlandsreiser.

V

Varsling
Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen
Arbeidsmiljøloven kapittel 2A regulerer arbeidstakers rett til å varsle.
Bestemmelsene skal bidra til å styrke den reelle ytringsfriheten i et ansettelsesforhold.
Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter tilfeller der arbeidstaker varsler om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som arbeidstakeren blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med:
· Lover og regler.
· Virksomhetens retningslinjer.
· Alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt.
Arbeidstaker har rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette gjelder også innleid arbeidstaker. I noen tilfeller har imidlertid arbeidstaker også en plikt til melde fra.
Last ned TTO’s varslingsveiledning >>
Last ned TTO’s varslingsrutine >>
Se arbeidsmiljøloven § 2A-1 (lovdata.no)

Veiviser for prosjektledere
Arbeidet med håndboken er midlertid satt på hold i påvente av nye strategi.
Veiviser for prosjektledere – se K:300_TTO-Selskap og styringsdokument340_TTO_Styringsdokumenter
– er en håndbok for prosjektledere i TTO. Alle ansatte plikter å sette seg inn i veiviseren og lese den nøye. Veiviseren beskriver blant annet:
· Prosjektorganisering og arbeidsform – herunder Prosjektleders myndighet og ansvar
· Beskrivelse av verdiskapingsprosessen i TTO
· Beskrivelse av verktøy, kontrollaktiviteter og administrative rutiner
Veiviseren revideres ved behov. Ansvarlig er Controller. Alle oppfordres til komme med innspill til forbedringer!

Visittkort
Alle fast ansatte skal ha standard TTO-visittkort med bilde. Kontorleder ordner med fotografering og bestilling av visittkort.

Visma
Økonomi og regnskapssystem i TTO leveres fra Visma. I dag benytter vi følgende program:

Program Oppgave Link
Visma Approval Anvisning og attestasjon av inngående faktura. System er nettbasert. Visma Home
Visma Expense Innlevering av kontantutlegg og reiseregning. System er nettbasert Visma Home
Visma Employee Telefonapplikasjon for å ta bilder av kontantutlegg og kvittering. Appstore / Google Play
Visma Business Skybasert applikasjon for regnskapsføring. Det er kun Kontorleder og Lasse som har tilgang Citrix Workspace (sparebank1.no)

Kontakt Kontorleder for opplæring og tilgang til disse programmene.

VPS-konto
Vår VPS-konto er: 04200.0891640